先日シカゴで行われたYAPCでは会場係をやった。会場係は機器のトラブルなどの監視要員だが、トラブルがほとんどなかったため実質的な仕事はタイムキーパーが主だった。こういう公の場でタイムキーパーをする機会は久しぶりで、学ぶこともたくさんあった。特にプレゼンテーションの良し悪しについて考えさせられたので書きとめておきたい。
なお、特定のプレゼンターを批判する気は別にありません。
悪いプレゼン：制限時間になっても終わらない
どういう理由があろうとこれは良くない。きちんとリハーサルをしてこなかったのがバレバレだし、同じ部屋でプレゼンを行う次の人に迷惑をかける。他の部屋に移らなければいけない観客のスケジュールにも当然影響が出る。
10分休憩があるから少しくらいオーバーしても大丈夫、という考え方もまずい。休憩時間はあくまでも観客の移動時間であり、次の発表者が機器のテストを行う大切な時間と心得たい。
制限時間が超過したのに「あと3分で終わりますから」と言い訳をしつつプレゼンを続けるのも見苦しい。駆け足で発表をしたところで、どうせ観客は「早く終わんないかなー」とぼんやりしているだけで発表などちゃんと聞いていない。
悪いプレゼン：時間前に終わってしまう
制限時間を超えるほど極悪ではないが、まだ時間が残っているのにプレゼンを終わるのも良くない。時間をとって来てくれた観客に失礼だし、観客が部屋を出て他の講演中の部屋になだれ込む原因にもなる。
とはいえ、時間内に発表が終わり質問にすべて答えてしまってもまだ時間が余る場合はある。こういうときはいわゆるボーナススライドの活用をおすすめしたい。つまり、余分にスライドを用意しておき、本体の発表でカバーできなかったことを余った時間で話すのである。最初は失敗続きだったんですよ、という裏話でもいいし、分量の関係で削除した話題をここに持ってきてもよい。
悪いプレゼン：会場に遅れてくる
考えられないことだが発表の時間になっても来ない人がいる。ギリギリになって来る人もいる。事前にマイクのテストとラップトップの接続を行っている人ならまだいいが、「ん？ どのケーブルをこの穴に差すんだ？」なんてことを開始時刻になってもやっているのはいただけない。
第一印象は大切だ。観客も「この人のプレゼンで勉強しに来たのに、PCの接続もできない人なのか」とプレゼンターの能力を過小評価することになる。
プレゼンテーションをうまく見せるコツ・準備編
- できるだけたくさん練習を行って時間きっかりに終えるようにする。もちろん質疑応答の時間割り振りも考えておく。
- 時間が余ったときに発表するためのボーナススライドを最後に入れておく。
- 自分のプレゼンの後に同じ部屋で何が起こるか把握しておく。自分の講演の次が昼休みだと時間通りに終わらなくてもだいたい許されるが、5分休憩の後に次の発表が控えていたりすると制限時間厳守だと思いたい。
プレゼンテーションをうまく見せるコツ・当日編
- 会場に着いて
- そのプレゼンが行われる場の文化を理解しておく。プレゼン中に質問をする人は多いかどうか、観客の技術レベルはどうか。技術レベルが低そうならばゆっくりめに話すほうが良い。
- 朝一番の人が少ない時間や昼休みに自分の発表する部屋に入り、接続の確認をしておく。
- 発表の直前
- 10分前には部屋に入る。意外に注目されているものなので自信を持って入室したい。
- 司会者がいる場合は挨拶をしておく。学会などでもそうだが、司会者はその業界で名の通った人がボランティアでしていることが多いので顔をつないでおくのは得策でもある。
- タイムキーパーが「残り5分」などの合図をしてくれることになっている場合は、どの時点で合図してくれるのかを確認しておく。
プレゼンテーションをうまく見せるコツ・本番編
- 自分のスピーチ中
- 常に残り時間を気にする。時計を見るときは視線の動きが不自然にならないようにする。
- プレゼンの途中で質問に答えるのは疑問点を解消しておくという点でいいことだが、時間をとりすぎてしまうのは困りもの。ややこしい質問・関係ない質問をしてくる相手に対しては「その質問は最後にお答えします」と言って先に進めばよい。
- 万が一制限時間を超過したら
- 「時間になりましたので」と自分で締める。司会者にカットされるのは見栄えが悪い。
- 観客が「もっと聞きたい」という雰囲気の場合に限り、空気を読んで少し時間超過するのは構わない。このとき司会・タイムキーパーと必ず目を合わせておくこと。慣れたタイムキーパーはちゃんと心得てくれる。
- 終わりに「少し時間をオーバーして失礼しました」と詫びるのは良いが、「質問が多かったので」「機械の調子が悪くて」など言い訳をするのは蛇足。理由はどうあれ、時間管理はスピーチをする人の責任です。
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